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Dienstag, 5. Januar 2016

Wie Manager den Job-Wahnsinn am besten aushalten und Strategien den Burnout zu verhindern

Das Leben eines Managers kann aufregend sein - 
und extrem belastend. 

Welche Eigenschaften man braucht, um an die Spitze zu kommen - 
und welche Strategien den Burnout verhindern.


Wer auf der Karriereleiter nach oben will, muss vieles können: 
Fachliche Eignung gehören ebenso dazu wie Durchsetzungsstärke, Organisationstalent, ein starke Persönlichkeit und die Fähigkeit, Netzwerke zu schmieden.

Doch ein wichtiger Faktor wird dabei oft vergessen: 
Top-Manager verfügen über die Eigenschaften des „Durchhaltens“ und „Aushaltens“.
Um die Bedeutung dieser Begriffe näher auszuleuchten, befragte die Max Grundig Klinik kürzlich 1000 Führungskräften zu Ihrer Meinung: 
Was hilft der Karriere am ehesten und wie übersteht man beruflich schwierige Zeiten?

In der Befragung gaben 78 Prozent der Führungskräfte in Deutschland an, dass Manager, die beruflichen Erfolg haben wollen, über die Eigenschaften „Aushalten“ und „Durchhalten“ verfügen müssen. 
Dies zeigt, dass sich Führungskräfte bewusst sind, welch hoher Druck auf ihnen lastet.


Immer am Limit

Immer mehr von ihnen leben in Grenzzonen, in denen sie den beruflichen Stress phasenweise auch nicht mehr aushalten. 
Dabei manövrieren sich viele Führungskräfte selbst in schwierige Lebenssituationen, weil sie das eigene Leben zu stark dem Beruf unterordnen. Wenn es dann im Beruf nicht gut läuft, stellen sich schnell Frustration bis hin zu Depressionen ein. Auch deshalb sind Aushalten und Durchhalten heute Selektionskriterien für anspruchsvolle Karrieren.

Ins zwischen Arbeit und Freizeit drückt sich auch in den Zeitbudgets aus. 
So geben die befragten Manager an, im Schnitt 67 Prozent ihrer gesamten Zeit für den Beruf einzusetzen, 18 Prozent für die Familie, acht Prozent für Freunde und sieben Prozent für Hobbys.



Der Job geht über alles

Hier wird deutlich, wo Führungskräfte ihre Priorität setzen. 
Der Beruf genießt die bei weitem größte Aufmerksamkeit. Diese Grundhaltung wird unterstrichen durch die Antworten auf die Frage „bringen Sie ausreichend Zeit für folgende Lebensbereiche auf?“: 
93 Prozent der von uns Befragten geben an, für den Beruf ausreichend Zeit aufzubringen, aber nur noch 46 Prozent sagen, sie bringen für die Familie genügend Zeit auf.

Noch schlechter sind die Werte für die Bereiche „Freunde“ und „Hobbys“. 
Für diese Lebensbereiche bringen nur 29 beziehungsweise 37 Prozent der Befragten ausreichend Zeit auf.



Riskante Strategie

Weil der Beruf in der Prioritätenliste der meisten Führungskräfte einsam an der Spitze steht, sind sie natürlich für berufliche Krisen anfällig. 
Wir wollten deshalb wissen, welche beruflichen Situationen Führungskräfte als „quälend“ wahrnehmen.

Der höchsten Anzahl von Managern, nämlich 22 Prozent der Befragten, bereitet das größte Kopfzerbrechen, wenn sie „hohe Leistungsziele nicht erreichen“ konnten.

Im Ranking der quälenden beruflichen Erfahrungen folgen die Antworten „Karriere in Gefahr“ (17 Prozent), „persönliche Lebensgrundlage in Gefahr“ (15 Prozent) und „eigene hohe Leistungsziele nicht erreicht“ (14 Prozent).

Die Antwort „zwischenmenschliche Verwerfungen“ als Ursache von quälenden beruflichen Situationen kommt mit zehn Prozent erst an fünfter Stelle. 

Auch die Antwort „Opfer von Intrigen“ erzielt mit drei Prozent nur eine hintere Position. 

Häufiger litten die Befragten noch an „soziale Anerkennung in Gefahr“ (acht Prozent) und „keine Menschen, mit denen man vertrauens- und verständnisvoll sprechen konnte“ (vier Prozent). 

Auch abgeschlagen sind „moralische Dilemmas“ (drei Prozent) als quälende berufliche Situation. 
Das Ergebnis ist eindeutig: 
Führungskräfte leiden, wenn die Ergebnisse nicht stimmen; dann glauben sie, die Karriere sei in Gefahr. 
Der Leistungsdruck ist auf den Chefetagen also allgegenwärtig.




Aufgeben? Niemals!

Aus therapeutischer Sicht von besonderer Bedeutung ist, was Führungskräften am meisten geholfen hat, um in beruflich schwierigen Zeiten durchzuhalten. 

Hier steht mit 44 Prozent der Antworten an erster Stelle „funktionierende andere Lebensbereiche" außerhalb des Berufs wie Familie und Freunde. 
Diese Antworten entsprechen der sozialen Erfahrung, dass Menschen am besten auf mehreren Beinen im Leben stehen sollten. Für Top-Manager ist dies nur vergleichsweise schwieriger, weil sie so viel Einsatz für die Karriere erbringen müssen.

Andere Kategorien, die in quälenden beruflichen Situationen helfen, sind:
„Gespräche mit Kollegen“ (zwölf Prozent), „ein gutes persönliches Netzwerk im Unternehmen“ (elf Prozent), der „persönliche Rückzug“ (zehn Prozent), ein „professioneller Coach“ (acht Prozent), ein „Mentor“ (fünf Prozent) sowie eine „Angriffsstrategie“ (vier Prozent). Resignation mit einem Prozent der Antworten ist für Führungskräfte nach eigener Einschätzung keine Alternative.

Dies zeigt auch, dass fast alle Führungskräfte die Bereitschaft besitzen, sich durchzusetzen und dabei auch in bestimmten Phasen auszuhalten und durchzuhalten.


Der richtige Plan

Wichtig ist für Führungskräfte, in schwierigen Phasen Strategien zu besitzen, um aus- und durchzuhalten. 
Wir stellten deshalb die Frage welche Fähigkeiten Führungskräfte in entsprechenden Situationen anwenden.

Die am häufigsten angewandte Strategie ist „Sport machen, einen Film anschauen oder einen Kurzurlaub machen.“ 
Dies sind durchaus sinnvolle, kurzfristig wirksame Methoden, um von Problemen Abstand zu gewinnen. 
14 Prozent der Führungskräfte reagieren auf Stress-Situationen mit dem Einsatz gezielter Techniken zur Stärkung des Selbstwertgefühls.

Zwölf Prozent wenden langfristig wirksame Methoden zur Stressbewältigung an wie Entspannungsverfahren im Umfang von mindestens fünf Minuten am Tag. 
Auch derartige Ansätze haben sich in der Praxis durchaus als Erfolg versprechend erwiesen und sind im therapeutischen Bereich akzeptiert.

Mit „Launen ausleben und in die Luft gehen“ beziehungsweise mit der Einnahme „langfristig schädlicher Substanzen wie Alkohol oder Medikamenten zur Leistungssteigerung oder Beruhigung“ reagieren jeweils nur Minderheiten von jeweils sieben Prozent der Befragten.



Theorie und Praxis

In Alltag dürften mehr Führungskräfte auch mal Platzen und sich so Luft machen wie sie es in einer Befragung angeben. 

Allerdings verursacht diese Stressreaktion schwerwiegenden Folgen für das Betriebsklima. 
Durchhalten und Aushalten sind also eher psychologische Situationen, die Führungskräfte mit sich ausmachen müssen.

Berufliche Praxis und Befragung machen deutlich: 
Führungskräfte, die die Fertigkeit besitzen, Emotionen und Stress zu regulieren, haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, eine solide Persönlichkeit auszubilden. 
Und dies ist eine wichtige Voraussetzung für den Aufstieg im Job.



Artikel von FOCUS-Online-Experte Thorsten Kienast, MBA
Zur Person
Der Mediziner und Privatdozent Dr. Thorsten Kienast kennt sich mit der Welt hinter dieser Fassade aus. Er hat Erfahrung in der Behandlung erschöpfter und suizidgefährdeter Manager. 
Kienast forschte über die Persönlichkeitsstrukturen von Menschen in Führungspositionen und war lange an der Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie der Berliner Charité tätig. Seit 2013 ist er Ärztlicher Direktor der Max-Grundig-Klinik Bühl und Chefarzt der Abteilung für Psychologische Medizin.

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Montag, 10. November 2014

Bitte entspannen: Stress lässt das Gehirn schrumpfen und das beste Mittel gegen Stress

Jeder kennt stressige Situationen, in denen er abgelenkt oder vergesslich ist. 
Doch Stress wirkt sich auf das Gehirn und das Verhalten von Menschen noch viel gravierender aus. Er kann sogar die Organstruktur verändern. 

Doch es gibt ein einfaches Mittel dagegen.

Wer gestresst ist, kann sich schlechter konzentrieren, wird fahrig und ungeduldig. Stress beeinflusst auf unterschiedliche Weise die verschiedenen Areale des Gehirns. Und das teilweise so schwerwiegend, dass sich die Struktur des Organs verändert, einige Teile schrumpfen, andere wachsen. Schuld sind unter anderem bestimmte Hormone, die der Körper als Reaktion auf Stress freisetzt. Das zeigen mehrere Studien der vergangenen Jahre.


So kann das Stresshormon Cortisol zum Beispiel verhindern, dass sich neue Nervenzellen im Hippocampus bilden, erklärt Robert Sapolsky in einer Veröffentlichung im „New England Journal of Medicine“. Der Hippocampus ist derjenige Teil des Gehirns, der neben dem Gedächtnis und der Gefühlssteuerung unter anderem auch verantwortlich für das Abschalten der Stressantwort des Körpers ist.

Auf Flucht vorbereitet

Die körperliche Stressantwort stammt von unseren Vorfahren und hat Einfluss auf viele Bereiche des Körpers: 
Die Atemfrequenz erhöht sich, das Herz schlägt schneller, die Muskeln werden besser durchblutet – all das geschieht, um etwa im Falle eines Angriffs schnell weglaufen zu können. Nach einer gewissen Zeit fährt der Körper diesen Stressmodus normalerweise wieder herunter.

Ein dauerhaft erhöhter Cortisolspiegel verhindert das. Zu viel Stress kann also dazu führen, dass wir im Alltag anders reagieren, als wir es ungestresst tun würden. Und er kann wiederum noch mehr Stress auslösen.


Gehirn ist anfälliger für Angst

Chronischer Stress kann zudem den medialen präfrontalen Kortex schrumpfen lassen. Das beschreibt ein Team von Neurobiologen der Universität Yale im Fachmagazin „Biological Psychiatry“ in einer Veröffentlichung aus dem Jahr 2012. Der präfrontale Kortex ist daran beteiligt, Inhalte in das Gedächtnis zu integrieren und Ereignisse emotional zu bewerten. Die Prozesse, die im präfrontalen Kortex ablaufen, sind mitverantwortlich dafür, dass Menschen situationsangemessen handeln.

Schrumpft dieser Hirnbereich, kann sich das laut der Wissenschaftler negativ auf die Entscheidungsfähigkeit, das Gedächtnis und die Kontrolle von impulsivem Verhalten auswirken. Das Ergebnis sei ein Gehirn, das weniger lernen und erinnern kann und anfälliger ist für Angst und Depressionen.


Negative Gefühle verstärkt

Damit nicht genug. Das Stresshormon Cortisol kann zusätzlich die Größe und Aktivität eines anderen Teils des Gehirns erhöhen, der Amygdala. Dadurch verstärken sich negative Emotionen wie Furcht, Angst oder Aggression.

Die Amygdala ist entscheidend für die Bildung und Speicherung von Erinnerungen sehr emotionaler Ereignissen. Sie verbindet Ereignisse mit Gefühlen und speichert diesen Zusammenhang in unserem Langzeitgedächtnis. Das erklären Christopher Pittenger und Ronald S. Duman vom Department of Psychiatry des Connecticut Mental Health Center der Yale University School of Medicine.

Diese Veränderungen im Gehirn können erhebliche Auswirkungen darauf haben, wie wir mit anderen Menschen umgehen. Außerdem beeinflussen sie unsere Fähigkeit zu lernen und Entscheidungen zu treffen. Stress erschwert es uns, Stresssituationen erfolgreich zu managen – ein Teufelskreis.


Bitte entspannen

Das beste Mittel gegen Stress



Doch es gibt ein wirksames Mittel gegen den negativen Einfluss von Cortisol: Sport. 

Und damit sind keine Denksportaufgaben gemeint, sondern tatsächlich körperliche Bewegung. Sie kann helfen, das Gehirn stressresistenter zu machen.

Der Grund: 
Bewegung fördert den Wachstumsfaktor BDNF (brain-derived neurotrophic factor) im Körper. Dieser bringt das Gehirn dazu, gesundes Hirngewebe zu entwickeln. So kann Sport die negativen Effekte von Stress umkehren. Wenn wir trainieren, schüttet der Körper BDNF aus und das Gehirn bildet Neuronen, insbesondere im Hippocampus. Das berichtete ein Team um die Neurologin Nicole C. Berchtold vom Institute for Memory Impairment and Neurobiological Disorders der University of California 2010 im Fachmagazin „Neuroscience“.

Bewegung gegen das Altern


Bewegung beeinflusst zudem auch das Wachstumshormon (HGH, Human Growth Hormon), das wichtig ist für die Entwicklung aller Gehirn- und Körperzellen. HGH wirkt dem natürlichen zellulären Alterungsprozess entgegen und fördert das Hirnvolumen, erklärt der amerikanische Neurologe John Ratey in seinem Buch „Spark: The Revolutionary New Science of Exercise and the Brain“ aus dem Jahr 2008. Demnach kann zum Beispiel ein kurzer Sprint von etwa 30 Sekunden den HGH-Spiegel um das Sechsfache erhöhen – und sich auf diese Weise positiv auf das Gehirn auswirken.


Stundenlanges Training ist gar nicht nötig, 
um sein Gehirn fit zu halten. 



Eine Analyse von zehn verschiedenen Studien ergab, dass fünf Minuten dauernde Übungen, die die Herzfrequenz ein wenig erhöhen, die größte Wirkung haben. 

Sie verbessern die Stimmung und bekämpfen Stress.



Artikel von FOCUS-Online-Redakteurin Sybille Möckl



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Montag, 3. November 2014

Seven Things Resilient Employees Do Differently

Important reasons why developing resilience helps you work better.

Published on October 2, 2014
by Paula Davis-Laack, J.D., M.A.P.P. in Pressure Proof


The path to professional success isn’t what it used to be. 
Back in the day, a company hired you and you stayed put. Today, very few employees enjoy such a static and linear career path. I worked for two law firms and as in-house counsel for a company before starting my own business doing something completely different. My husband stayed at his first job for more than ten years, which I thought was very odd and very impressive.

The economy, the way people want to live and work, and a whole host of other factors are changing the way work gets done. 
Some companies are adapting right along with the changes, but many are having difficulties. Coping with today’s stressors on the job requires a different set of strategies and skills, which is why resilience is so important.

Resilience is a person’s ability to bounce back from and grow and thrive during challenge, change, and adversity. It’s not enough to just bounce back; employees today must develop a thicker coat of armor so that future stressors don’t have as much of an impact.

Since leaving my law practice, I have had the privilege of teaching and training resilience skills to thousands of professionals.

Seven key things resilient employees do differently:

1. They develop high-quality connections. 
One big building block of resilience is connection, but not just any old connection. High-quality relationships are critical to resilience. According to business and psychology professor, Dr. Jane Dutton, there are four distinct pathways for building high-quality connections at work. The first is respectfully engaging others by communicating supportively and being an effective listener. Second, facilitate another person’s success with guidance, recognition and support. Third, build trust, which can be done by relying on another person to follow through on projects and other commitments. Finally, have moments of play. Play evokes positive emotions and is often associated with creativity and innovation (Dutton & Spreitzer, 2014). Work can be a serious place, but so many workplaces take the world far too seriously.

2. They manage stress & avoid burnout.
Burning out during the last year of my law practice was my resilience low point. Since then, I’ve made it my mission to educate busy professionals about burnout and how to develop a resilience practice to prevent it. Burnout is a slow erosion and progressive loss of energy and enthusiasm. If I had developed a resilience practice at the outset of my law career, I would have been able to better manage the cynicism, exhaustion, and inefficacy I felt as my career progressed. A critical part of resilience is self-care and recovery, and resilient employees know how they spend their energy each day and they take time to re-fill their tank.



3. They show up as their real selves. 
Resilience is about being authentic. Resilient employees work in accordance with their values and strengths. I spent so much of my career being “Paula the lawyer;” meaning, I often left the best of who I was at home and acted how I thought a lawyer should act. As I tried to do everything perfectly, my authenticity faded away.

A bunch of soldiers in the U.S. Army helped to change that. I taught resilience skills to soldiers for many years, and our training involved two things I hate: acting and dancing in public. The fact that I feel like Elaine from Seinfeld when I dance meant I got to look like a goofball in front of the toughest men and women on the planet. But since my job required it, I was forced to be perfectly imperfect. And guess what, it sucked at first!!
I almost gave myself a panic attack the first time I had to dance and the weird looks I got from the soldiers reinforced the fact that it wasn’t pretty. Then something amazing happened. The soldiers started to talk to me about times they got embarrassed and then we started talking about deeper issues. Vulnerability feels like weakness but looks like courage to everyone else. Putting myself out there gave me the confidence to pursue loftier goals, and that feels like freedom.


4. They grow their grit.
Grit is defined as having the passion and perseverance to pursue your long-term goals. Grit has been shown to predict success in many different avenues, from which salespeople succeed and make the most money to who succeeds at West Point (Duckworth et al., 2007) to which women lawyers succeed at big law firms (Hogan, 2013). Working on truly challenging goals means you’re going to experience obstacles, and you won’t be able to bounce back from them or get grittier without resilience.

5. They stay inspired.
Meaning matters a whole lot at work; in fact, it’s a main source of motivation. Meaning also builds your resilience and your engagement. The most successful and resilient people I have worked with are there for more than a paycheck because they see how their work has value and impact. Losing that motivation, energy and vitality is a recipe for burnout and makes work feel a whole lot more like a chore.


6. They have mental toughness & flexibility.
When you experience a stress-producing event at work, what do you think to yourself about that event? Do you see where you have any control, influence, or leverage in the situation, or do you fold? Some people jump to conclusions about a situation while others maintain a flexible and accurate thinking style. Some people catastrophize – they let their worst-case scenario thinking get the best of them and it stops them from taking purposeful action. Resilient employees track their thoughts, emotions, and reactions when they're under stress in order to notice counterproductive patterns that might be undercutting success.

7. They manage change and setback. 
I had a 45 minute conversation with my banker last month about the changes he sees coming in the financial industry. He talked about how he and his staff are feeling overwhelmed with the top-down pressure to maintain perfect (literally, no wiggle room) customer satisfaction scores. The legal profession is changing as well. Last month I spoke about resilience to lawyers at Schwabe, Williamson & Wyatt, a law firm at the forefront of the resilience movement in the legal profession, and we discussed how clients are demanding different billing structures and certain projects are being offshored. The Affordable Care Act is changing the way healthcare operates. When resilience becomes a practice, you can better anticipate and manage risk, deal with setbacks more appropriately, and stay engaged during times of challenge.


Creating a practice of resilience has impacted my life in so many wonderful ways. Resilience has helped me become a better version of myself, and I’ve seen that happen over and over again with the many people I have taught and trained. The workplace is experiencing stress and change in ways previously unseen – the time to adopt resilience at work is now.


_______________________________________________________



Paula Davis-Laack, JD, MAPP, is the Founder and CEO of the Davis Laack Stress & Resilience Institute, a practice devoted to helping busy professionals prevent burnout and build resilience. Paula is the author of the e-book, 10 Things Happy People Do Differently.

Paula has been a featured expert in and on the Steve Harvey TV show, US News & World Report, SELF, Chatelaine, Working Mother, and Women’s Health magazines and speaks regularly about burnout prevention, stress, and resilience. Paula is available for speaking engagements, training workshops, and media commentary.
To learn more, contact Paula at paula@pauladavislaack.com or visit her website at www.pauladavislaack.com.


Connect with Paula on Twitter, Facebook, and LinkedIn

ORIGINAL ARTICLE LINK: PSYCHOLOGY TODAY

RECOMMENDED BY MENTAL RESILIENZ, ÖSTERREICH



Samstag, 25. Oktober 2014

SYMPOSIUM 2014 REFERENT: STEPHAN FUCHS - "Resilienz"



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Donnerstag, 23. Oktober 2014

Stressprävention am Arbeitsplatz: Mach Schluss mit dem E-Mail-Chaos, Boss!

Zurück aus den Urlaub und das Postfach ist voll? 



Beschweren Sie sich bei Ihrem Chef. 
Technische Helferlein können zwar die E-Mail-Flut eindämmen. 
Damit sie abebbt, 
braucht es aber klare Regeln für die Firma.

Immer erreichbar: Viele Berufstätige leiden unter der E-Mail-Flut. Quelle: dpa
Nach dem Urlaub ist es am schlimmsten. 
Hunderte ungelesene E-Mails lassen die Erholung schnell vergessen. Bis die Arbeit losgehen kann, vergehen Stunden: Lesen, verschieben, löschen.

Die E-Mail ist ein mächtiges Werkzeug – und sie macht ohnmächtig. „Mitarbeiter bekommen im Schnitt 30 bis 40 Mails pro Tag und brauchen rund anderthalb Stunden, um sie zu bearbeiten“, berichtet der Coach Ivan Blatter von den Erfahrungen aus seinen Seminaren. Bei einigen Führungskräften prasselt locker die vielfache Menge in den Posteingang. E-Mails kosten Zeit und Konzentration, und nicht selten gehen wirklich wichtige Nachrichten in diesem Wust unter.


Was tun gegen die E-Mail-Flut?

Feste Zeiten für E-Mails
E-Mails lenken von der Arbeit ab. Daher ist es ratsam, sich feste Zeiten für die Bearbeitung der elektronischen Post einzurichten und die Benachrichtigungen in der Zwischenzeit auszuschalten.
Zumindest wenn es der Job erlaubt.

Jede Nachricht nur einmal lesen
Erst überfliegen, später antworten:
Viele Nutzer bearbeiten E-Mails mindestens zwei Mal. Das ist jedoch eine Zeitverschwendung. Sinnvoll ist, sofort zu entscheiden, was zu tun ist.

Eindeutige Absprachen
Je prägnanter, desto besser: 
Eindeutige Absprachen helfen, die Zahl der E-Mails einzudämmen. Daher sollte man seine Erwartungen klar machen – das kann auch mit Formeln wie „Zur Information“ oder „Aktivität nötig“ tun.

Abkürzungen im Betreff
Mit einigen Kollegen steht man täglich im Austausch – mit ihnen kann man sich auf eine sehr knappe Sprache verständigen. In einigen Fällen reicht die Betreffzeile aus, so dass man nicht jede Mail öffnen muss. Bestimmte Abkürzungen helfen: 
EOM (End of message) oder EDN (Ende der Nachricht) etwa signalisiert, dass alles gesagt ist.

Mails in CC vermeiden
Es kann zwar sinnvoll sein, E-Mails an Kollegen oder den Chef in Kopie weiterzuleiten, diese Funktion wird aber oft genutzt, um Verantwortung zu teilen oder weiterzugeben. Insofern ist es sinnvoll, sich über die Nutzung des CC-Feldes zu verständigen. 
Wer muss was wissen? 
Im besten Fall kann man alle CC-Mails in einen separaten Ordner laufen lassen und separat bearbeiten.

Suchen statt sortieren
Je mehr Ordner, desto unübersichtlicher wird es. Experten raten daher von einer komplexen Struktur mit dutzenden Fächern ab – die Suchfunktion fördert auch so wichtige Informationen wieder zu Tage.

Im Zweifelsfall anrufen
Wie genau ist das gemeint? 
In E-Mails gehen Zwischentöne oft verloren. Deswegen eignet sich das Medium nicht für Diskussionen. 
Im Zweifelsfall greift man besser zum Hörer (oder geht direkt zum Kollegen).
Dutzende Ratgeber-Bücher und hunderte Artikel im Netz versprechen Hilfe, das Chaos in den Griff zu bekommen. Doch effektiver als alle Outlook-Tricks sind klare Regeln – und zwar für die gesamte Abteilung oder sogar Firma. Denn die meisten Nachrichten verlassen die eigene Organisation erst gar nicht, sie stammen von Kollegen und Vorgesetzten, vielleicht noch von Kunden.
„Man muss klären, welche Rolle E-Mails spielen sollen“, sagt daher Produktivitätsexperte Blatter.

Dabei komme dem Vorgesetzten eine entscheidende Rolle zu: 
„Der Umgang mit E-Mails ist Chefsache.“



Ein wichtiger Grund für das Chaos im Postfach:

„E-Mails sind ein Kommunikationsmedium, das Postfach wird aber oft zweckentfremdet“, sagt der Psychologe Roman Soucek von der Universität Erlangen-Nürnberg.
Ob To-Do-Liste, Terminplanung oder Privatarchiv – „da verliert man schnell den Überblick“, erläutert der Wissenschaftler.

Zudem sei der Umgang mit den schnellen Nachrichten oft fragwürdig: 
Da wird erst eine E-Mail geschickt und dann per Telefon gefragt, ob diese auch angekommen sei. Da wird eine Diskussion geführt, statt einfach zum Hörer zu greifen. Resultat ist ein ellenlanger Text mit einer Betreffzeile wie „AW: AW: Re: AW: Frage“.



Mehr Produktivität, weniger Stress

Soucek hat in einem Forschungsprojekt ergründet, wie sich die E-Mail-Flut bändigen lässt. „Es ist vorteilhaft, mit häufigen Kommunikationspartnern Vereinbarungen zu treffen“, lautet ein wichtiges Ergebnis. Beispielsweise mit den Kollegen in der Abteilung oder Projektmitarbeitern. „Auf dieser Ebene kann man sehr konkrete Regeln treffen“, erklärt der Wissenschaftler. Zum Beispiel:

• Wie schnell müssen E-Mails beantwortet werden? 
„Im Support ist eine sofortige Reaktion erforderlich, in anderen Bereichen reichen vielleicht ein bis zwei Tage“, sagt Soucek.

• Wer muss informiert werden? 
„Manchmal steht die ganze Abteilung in CC, obwohl nicht alle in das Projekt eingebunden sind“,
sagt Soucek. Das verstopfe jedoch das Postfach.



• Wie kann man die Nachrichten sinnvoll filtern? 
„Wenn man sich beispielsweise darauf einigt, Projektkürzel in die Betreffzeile zu schreiben, geht das ganz einfach.“

Mit technischen Hilfsmitteln lässt sich die E-Mail-Flut zumindest eindämmen. Gängige Programme bieten mächtige Werkzeuge dafür – doch viele Nutzer kennen diese nicht.
„Angestellte verplempern eine Menge Zeit, weil sie nie lernen, wie man mit E-Mails umgeht“, weiß Blatter aus seinen Seminaren.

Ein Beispiel: 
In Outlook automatisieren Quicksteps häufige Aufgaben und reduzieren sie auf einen Klick.
„Wenn die Leute davon hören, haben sie oft ein Aha-Erlebnis.“ 
(Wie Quicksteps funktionieren, beschreibt Outlook-Hersteller Microsoft online.)


Was Firmen gegen die E-Mail-Flut tun

Kampf für mehr Produktivität
Viele Nutzer empfinden E-Mails als Produktivitätsbremse.
Deswegen versuchen einige Firmen, die Flut einzudämmen – oder sogar ganz zum Versiegen zu bringen.

„Zero E-Mail“ bei Atos
Der französische IT-Dienstleister Atos ist dabei, die E-Mail intern durch andere Instrumente zu ersetzen – etwa Soziale Netzwerke. „Wir sind der Überzeugung, dass die E-Mail als primäres Kommunikationsmittel für Unternehmen und die Geschäftswelt schon bald an Bedeutung verlieren wird“, erklärt das Unternehmen.

E-Mail-Pause bei VW
Der Betriebsrat der Autoherstellers VW hat durchgesetzt, dass Tarifmitarbeiter eine halbe Stunde nach Ende der Gleitzeit keine E-Mails mehr auf die Blackberrys weitergeleitet bekommen.

E-Mail-freier Freitag bei Intel
Ausgerechnet Intel: 
Der Chip-Hersteller animiert seine Mitarbeiter, freitags auf interne E-Mails zu verzichten und stattdessen zum Telefon zu greifen oder zum Kollegen zu gehen.

Daimler löscht im Urlaub
Daimler-Mitarbeiter können während ihres Urlaubs eintreffende E-Mails löschen lassen. 
Eine Notiz nennt einen Vertreter, an den sich Kollegen oder Kunden wenden können.

Arbeitsministerium will nicht stören
Das Bundesarbeitsministerium hat sich verpflichtet, Mitarbeiter nur noch in Ausnahmefällen in ihrer Freizeit per Anruf oder E-Mail zu stören. Sie sei aber differenziert und zugeschnitten auf die unterschiedlichen Funktionen der Beschäftigten. Indes sind nicht in allen Ressorts der Bundesregierung solch spezielle Regelungen üblich.
Doch von sich aus beschäftigen sich nur die wenigsten mit Programmen wie Outlook oder Word.
Deswegen ist nach Ansicht von Coach Blatter auch hier der Chef gefragt – indem er beispielsweise die Mitarbeiter zu Schulungen schickt.

Das geschehe durchaus im eigenen Interesse:
„Man kann viel Zeit sparen, wenn man E-Mail-Profi ist. Das setzt Produktivität frei, ohne Stress.“


Weniger E-Mails, weniger Stress – 
aber was tun mit dem Berg der unbearbeiteten Nachrichten? 

„Seien Sie realistisch“, rät Blatter: 
„Sie werden es nie schaffen, die abzuarbeiten.“ 



Sein Tipp: 
Mutige löschen die Dateien einfach, weniger Mutige verschieben sie in einen Ordner. 
Dann sind sie zumindest aus den Augen – und verderben nicht die Urlaubsstimmung.



von Christof Kerkmann
Artikel link: HANDELSBLATT

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Dienstag, 21. Oktober 2014

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Donnerstag, 16. Oktober 2014

SYMPOSIUM 2014 REFERENT: MAG. BERND BRUCKMANN "Corporate Health"






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Von der Arbeitsgesellschaft zur Dienstleistungsgesellschaft

Das sind Titel und Thema des 3. Symposiums, das von den Business Doctors im Rahmen des
„Europäischen Forums für generationengerechte und gesunde Arbeitswelten“


vom 16. bis zum 17 Oktober 2014
in der Friedensburg Schlaining abgehalten wird.

Top Referenten aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik setzen sich in Vorträgen und Workshops mit den durch diese kulturelle Revolution in unseren Arbeitswelten herbeigeführten Änderungen auseinander und geben Einblick in die neusten Erkenntnisse und Entwicklungen, insbesondere der Stress-und Burnout forschung, wie auch in die neuesten Methoden der Stress- und Burnoutprävention. 
Erfolgreiche „Best Practice“ Beispiele runden das hochqualitative Programm ab. 



Informationen und Anmeldungen unter office@business-doctors.at

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Informationen:
Zahlen, Daten und Fakten zu den berufsgruppenspezifischen Stress – und Burnoutstudien, Leistungseinbußen durch Stress, etc. sowie Infos zur BIS Business Intelligence Software mit dem Einsparungspotentialrechner sind unter www.business-doctors.at abrufbar.

Die Business Doctors Kostenfreie „Stress & Burnout Check“ APP für Android User ist im Google Play Store unter dem Suchbegriff „businessdoctors“ frei zum info-download.

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Ihr Ansprechpartner:

Franz Daublebsky,
Tel. 0664 / 101 2333


Wichtiger Hinweis:
Diese Seite enthält nur allgemeine Hinweise und Sie kann einen Arztbesuch nicht ersetzen. Die Beantwortung individueller Fragen durch unsere Experten:
 Email: office@business-doctors.at

Ihr Business Doctors, Graz, Österreich
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